Kisim-Einführung
Change-Kommunikation für die erfolgreiche Einführung des neuen Klinik-Informationssystems bei 4.000+ Mitarbeitenden
Auftraggeber: KSW Kantonsspital Winterthur
Zeitraum: 2022-2024
Kategorie: Change-kommunikation
MEINE Rolle: Kommunikationsstrategie, Storytelling-Konzept, Content-Strategie und Umsetzung
Die Einführung eines neuen Klinik-Informationssystems ist eine der komplexesten Transformationen im Gesundheitswesen. Für das Kantonsspital Winterthur stand ich vor der Aufgabe, 4.000+ Mitarbeitende aus über 30 verschiedenen Berufsgruppen durch diese fundamentale Veränderung mit Change-Kommunikation zu begleiten.
Die Ausgangslage war herausfordernd:
- Hohe Arbeitsbelastung im Spitalalltag lässt wenig Raum für Systemschulungen
- Unterschiedliche Technik-Affinität von Digital Natives bis zu erfahrenen Fachkräften kurz vor der Pensionierung
- Kritische Patientenversorgung darf keine Sekunde unterbrochen werden
- Ängste vor Mehraufwand, Fehlern und Arbeitsplatzunsicherheit
- Skepsis gegenüber «wieder einem neuen System»
Mein Ansatz: Statt technischer Handbücher und trockener Schulungen entwickelte ich eine emotionale Change-Kommunikationsstrategie. KISIM sollte nicht als IT-Problem wahrgenommen werden, sondern als Chance für bessere Patientenversorgung und effizienteren Arbeitsalltag.
Julia on the Road - Die interne Influencerin
«Julia on the Road» – Peer-to-Peer-Kommunikation auf Augenhöhe
Julia, eine erfahrene Pflegefachfrau, wurde zur internen KISIM-Influencerin. Mit ihrer Videoserie «Julia on the Road» besuchte sie verschiedene Abteilungen und vermittelte ihren Kolleginnen und Kollegen auf Augenhöhe relevante News, Tipps und Tricks zum neuen System.
Warum es funktionierte: Wenn Pflegefachkräfte von Pflegefachkräften lernen, entsteht Vertrauen. Julia sprach die Sprache ihrer Kollegen, kannte deren Arbeitsalltag und konnte KISIM nicht als abstrakte IT-Lösung, sondern als praktisches Tool für den Pflegealltag erklären.
«Mach dich frisch für die heisse Phase» – Die Raketen-Kampagne
Emotionale Aktivierung statt trockener IT-Kommunikation
Statt einer weiteren E-Mail über «Systemeinführung Phase 2» verteilten wir im Sommer Glacé mit der Botschaft «Mach dich frisch für die heisse Phase! Am 26. September starten wir die KISIM-Rakete.»
Der Effekt: Mitarbeitende verbanden KISIM plötzlich mit einem positiven, erfrischenden Erlebnis. Die «Rakete» wurde zum geflügelten Wort im Spital und schuf eine Atmosphäre der Vorfreude statt Angst vor Veränderung.
Viva Engage – Die interne Social Media Strategie
Community Building durch strategische Social Media Kommunikation
Viva Engage wurde zur zentralen Kommunikationsdrehscheibe für alle KISIM-Updates. Statt einseitiger Information setzten wir auf Dialog: Countdown-Posts («Noch 90 Tage» «Noch 120 Tage»), KISIM Highlights mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen und kontinuierliche Success Stories.
Der Community-Effekt: Aus passiven Systemnutzern wurden aktive KISIM-Champions, die ihre Erfahrungen teilten, Fragen beantworteten und Kollegen motivierten.
KISIM-Power Aktionen
«Ein Schluck extra KISIM-Power!»
Während der intensiven Schulungsphase erhielten alle Mitarbeitenden kostenlose Vitamin-Shots mit der Botschaft «Ein Schluck extra KISIM-Power!» Diese kleine Geste verwandelte die Wahrnehmung von Schulungen von «mühsame Pflicht» zu «energetisches».
Die Psychologie dahinter: Statt KISIM als zusätzliche Belastung zu framen, wurde es zum «Power-Boost» für den Arbeitsalltag. Die physische Handlung des Trinkens verstärkte die mentale Assoziation mit Energie und Stärke.
KISIM-Power Aktionen
«Gibt dir Power für knifflige KISIM-Aufgaben»
Jeder Mitarbeitende erhielt bei den KISIM-Schulungen ein Give-Away mit dem Slogan «Gibt dir Power für knifflige KISIM-Aufgaben. Halt dich fit und übe Geduld!»
Der Mehrwert: Diese physischen Erinnerungen schafften eine emotionale Verbindung zum System. Der tägliche Blick auf das Give-Away verstärkte die positive KISIM-Botschaft und half dabei, Frustrationen in Geduld umzuwandeln.
Externe Glaubwürdigkeit – Interviews mit anderen Spitälern
«7 Fragen zur KISIM-Einführung» – Peer Learning zwischen Spitälern
Um Ängste abzubauen und konkrete Vorteile aufzuzeigen, führten wir Interviews mit Ärzten und Pflegefachkräften aus anderen Spitälern, die KISIM bereits erfolgreich eingeführt hatten.
Glaubwürdigkeit durch Peers: Wenn Dr. Michael Mutter vom Kantonsspital Glarus erzählt, wie KISIM seinen Arbeitsalltag tatsächlich verbessert hat, ist das überzeugender als jede Marketing-Broschüre. Diese authentischen Gespräche reduzierten Vorbehalte und zeigten realistische Erfolgsgeschichten auf.
Projekt-Erfolg in Zahlen
85% Akzeptanzrate (vs. 60-70% Branchendurchschnitt) 40% weniger Support-Anfragen als ursprünglich prognostiziert 0 kritische Zwischenfälle während der Systemeinführung. Positive Mitarbeiter-befragung 6 Monate nach Go-Live
Was dieses Projekt besonders macht
Von System-Angst zu System-Begeisterung: Sechs Monate nach dem Go-Live fragten mich Mitarbeitende: «Wann kommt das nächste System-Update?» Aus Widerstand war Neugierde geworden.
Menschzentrierte Change-Kommunikation: Statt technischer Features kommunizierten wir Gefühle, Geschichten und Gemeinschaftserlebnisse. KISIM wurde nicht als IT-System verkauft, sondern als Werkzeug für bessere Patientenversorgung.
Influencer gibt es auch intern: Julia war glaubwürdiger als jede Geschäftsleitung – weil sie jeden Tag das macht, was ihre Kollegen auch machen.
Key Learning
Menschen kaufen keine Systeme – sie kaufen bessere Versionen ihrer selbst. KISIM wurde erfolgreich, weil wir es nicht als Technologie, sondern als „Power-Boost“ für den Arbeitsalltag positioniert haben.
Der KISIM-Film – Die komplette Journey in einem Video
«Zwei Jahre Change-Kommunikation in drei Minuten»
Dieser Film erzählt die komplette KISIM-Story: Von den ersten spielerischen Teasern mit Julia «on the Road» über die kreativen Glace-Aktionen und Power-Shots bis hin zu den authentischen Interviews und Erfolgsgeschichten nach dem Go-Live.
Mehr als nur Dokumentation: Der Zusammenschnitt zeigt die emotionale Reise von anfänglicher Skepsis zu echter Begeisterung. Man sieht, wie aus «Müssen wir das wirklich?» ein «Gut, dass wir es gemacht haben!» wurde.
Storytelling in Reinform: Jede Sequenz baut auf der vorherigen auf und zeigt, wie strategische Change-Kommunikation funktioniert – nicht durch Information, sondern durch Inspiration, nicht durch Zwang, sondern durch Begeisterung.
Der Beweis: Dieses Video ist selbst ein Kommunikationstool geworden – intern für Mitarbeiter-Events, extern als Best-Practice-Beispiel für andere Spitäler und Unternehmen, die vor ähnlichen Transformationen stehen.